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数字化存档的最佳例证（三）

（五）存储媒体和格式的转换

在信息循环过程中，存储常被当作一个背动的阶段，但存储媒体和格式并不是一成不变的，一旦改变原先的信息可能就会永远丢失了。对于这一问题，大多数组织的作法是定期地进行媒体和格式的转换，一般以三年至五年为一个周期。但这种转换费用很昂贵，而且常常会面临数据丢失，质量下降这样一些问题。所以一旦要进行这种转换，做好检查工作至关重要。

在媒体和格式转换中，要求最准确的是数据中心的工作。Oak Ridge国家实验室的大气辐射跟踪中心计划每4到5年就进行一次技术更新，每一次更新时，数据将会运用新的技术保存，这一过程大概每次需要6至12个月。

（六）存储技术

存储要确保在存档过程不但要管理和保存好文件的内容，还要管理和保存好内容的结构形式。实现这一点就得充分考虑技术因素在内。

据这些项目的负责人估计，有关硬/软件的转换周期在2到10年，而一些新的数据库，文字处理器可能2到3年就更新一次，一些小的或级、版本变化就频繁了。虽然与此同时，技术供应商总会提供一些文件转换的途径，但事实上并不能解决硬/软件变化带来的根本问题。尤其是对一些运用了原软件中各种复杂功能的信息文件，很可能因此失去原文件中的许多特征。

鉴于硬/软件更新所带来各种麻烦，一般项目都选择使用主流技术，但这只能保证相对稳定性以及确保一些后续服务，解决不了根本问题，信息结构形式的丢答仍是一个令头痛的问题。

对此，在格式上，各个项目都运用了一些方式来保存结构形式信息。对于期刊文章，大多数项目使用TIFF、PDF或HTML文件，其中TIFF使用得最多，TIFF图像是用户所看到的实际格式，但是其中嵌套的参考信息并不是实际存在的超级链接。

在出版系统从专有格式转换到SGML格式多年以后，一些大型出版商使用的是HTML/SGML美国宇航协会使用的是非常完备的SGML格式，它们从各种不同的格式和产品转换而来。在储存时出版商实际会把SGML再转换成简单一些的HTML，另外在转换路径上还会提供PDF版本。对于纯电子文件，PDF是最合适的格式，它是Postscript文件格式的一个翻版，但是依赖于专有的编码技术。由于这种专有性就决定了使用PDF会对长期存储造成影响，也无法成分公共标准。